Baire: Pašvaldības darbam ir jābūt vērstam uz klientu kvalitatīvu apkalpošanu

Ķekavas novada pašvaldība aktīvi turpina uzņemto kursu, lai izveidotu uz klientu orientētu pašvaldības darbu, kā arī nodrošinātu vienotu un pārdomātu plānošanu, ieviešot gan modernus IT risinājumus pakalpojumu saņemšanā, gan strukturālas izmaiņas pašā organizācijā.
 

“Mūsdienās, sīvās konkurences apstākļos ne tikai uzņēmumiem jādomā par saviem klientiem, bet arī publiskām pārvaldes organizācijām, kādas ir pašvaldības. Mums ir svarīgi, lai novada iedzīvotājiem būtu ērti saņemt pašvaldības sniegtos pakalpojumus un viņi tiktu apkalpoti atbilstoši labas pārvaldības principiem. Klientu apkalpošanai ir jāiet laikam līdzi, un tāpēc pašvaldība šogad jau ir ieviesusi pirmos jaunos risinājumus ērtākai pakalpojumu saņemšanai,” uzsver Ķekavas novada domes priekšsēdētāja Viktorija Baire.
 

Pagarināts būvvaldes pieņemšanas laiks

Apmeklētāju ērtībām, sākot ar 2. jūliju, pagarināts Būvvaldes pieņemšanas laiks. Pirmdienās klienti Būvvaldē tiks pieņemti no plkst. 8.00 līdz 18.00 un ceturtdienās no plkst. 9.00. līdz 19.00 ar pusdienu pārtraukumu no plkst. 13.00 līdz 14.00. Pagarinot klientu pieņemšanas laiku, plānots samazināt ierastās rindas, ietaupīt laiku un padarīt Būvvaldes pakalpojumu saņemšanu ērtāku.
 

“Dzīvo rindu” nomaina elektroniskā rindu vadības sistēma
 

Ja pirms kāda laika iedzīvotājiem bija jāgaida “dzīvajā” rindā pie pašvaldības speciālistiem un to nevarēja pamest, lai nepazaudētu savu pieņemšanas kārtu, tad kopš maija beigām klientu plūsma tiek organizēta, izmantojot jauno elektronisko rindu vadības sistēmu. Tā šobrīd darbojas pašvaldības centrālās administrācijas 1. stāvā Ķekavā, kur vienkopus atrodas tās struktūrvienības, kas ikdienā visvairāk strādā ar klientiem, proti, - valsts un pašvaldību vienotais klientu apkalpošanas centrs (KAC), Būvvalde, Īpašumu un Finanšu daļa.
 

Šādas sistēma nosaka, ka apmeklētājiem, ierodoties pašvaldībā, ir jāpaņem kārtas numurs, iesniedzot vai saņemot dokumentus vai konsultējoties ar pašvaldības speciālistiem KAC un Būvvaldē un saņemot pakalpojumus, kas saistīti ar nekustamo īpašumu – piemēram, adrešu piešķiršanu, zemes nomas līgumiem, atsavināšanu un nekustamā īpašuma nodokļa aprēķināšanu.
 

Jaunā sistēma ne tikai padara ērtāku klientu apkalpošanu un samazina laiku, ko apmeklētāji pavada gaidot rindās, bet arī ļauj pašvaldībai apkopot statistiku par sniegto pakalpojumu daudzumu, laiku un noslodzi, lai, to analizējot, pašvaldība varētu pilnveidot savu darbu.
 

Elektronisko rindu vadības sistēma ar laiku tiks ieviesta arī citās administrācijas struktūrvienībās, kā arī nākotnē to  plānots veidot kā e-pakalpojumu, nodrošinot apmeklētājiem iespēju iepriekš pieteikties pakalpojumu saņemšanai novada mājaslapā.
 

Kārtas numuru varēs rezervēt arī mobilajā lietotnē
 

Lai saudzētu dabu un varētu plānot savu laiku, jau šobrīd ikviens novada iedzīvotājs savā viedtālrunī var lejupielādēt mobilo lietotni InOut, kas ļauj attālināti saņemt kārtas numuru un jau iepriekš uzzināt, kāds varētu būt aptuvenais gaidīšanas laiks un kādā ātrumā virzās rinda. Izmantojot mobilo lietotni, tālrunī var saņemt informāciju brīdī, kad pienākusi rinda klientiem divus numurus iepriekš, tādējādi ļaujot apmeklētājiem gaidīšanas laiku līdz pakalpojuma saņemšanai izmantot lietderīgi. Mobilā lietotne InOut ir pieejama Android un iPhone viedtālruņiem.


Vienotais četru ciparu tālrunis


Papildus jau esošiem saziņas veidiem ar pašvaldību (piemēram, pa tālruni, klātienē klientu apkalpošanas centros, pie pašvaldības vadības vai speciālistiem; rakstot e-pastu novads@kekava.lv utt.), tiek plānots ieviest vienotu četru ciparu tālruni.
 

Apzinot telekomunikāciju uzņēmumu sniegtos pakalpojumus un iespējas, šobrīd pašvaldības speciālisti strādā pie tehnisko prasību definēšanas. Šāds vienots tālrunis būs vieglāk iegaumējams, lai sazinātos ar pašvaldību un uzzinātu nepieciešamo informāciju.
 

Pārmaiņas gaidāmas arī pašvaldības organizācijā
 

Paralēli darbam pie  moderno IT risinājumu ieviešanas klientu kvalitatīvā apkalpošanā pašvaldība strādā arī pie pārmaiņām organizācijas struktūrā, lai to rezultātā panāktu vienas pieturas aģentūras principu konkrētajā nozarē un iedzīvotājiem būtu saprotams, vienkāršs, efektīvs un caurskatāms pakalpojumu saņemšanas process.
 

Šogad maijā noslēdzās nozaru grupu darbs, kuras definēja katrā jomā  (attīstība; īpašumu pārvalde un apsaimniekošana; sociālā joma un veselība; kultūra, tūrisms un sports; izglītība un centrālā administrācija) uzdevumus, problēmas, sasniedzamos rezultātus un nepieciešamos uzlabojumus, analizējot labos pārvaldes piemērus arī citās pašvaldībās Latvijā un ārvalstīs.
 

Darba grupās piedalījās konkrētās jomas speciālisti un saistīto jomu pārstāvji,  un tās notika attīstības projekta “Ķekavas novada pašvaldības Administrācijas organizācijas pārvaldības sistēmas novērtējums un pilnveidošana” ietvaros.
 

Pēc minētā izvērtējuma tika secināts, ka, lai sasniegtu mērķi  - līdz 2020. gada beigām izveidotu uz labas pārvaldības principiem balstītu pašvaldības administrācijas organizāciju, ir nepieciešams veikt arī strukturālas pārmaiņas, izveidojot piecas nozaru pārvaldes:

  • Administratīvo pārvaldi,
  • Attīstības, infrastruktūras un vides pārvaldi, kuras sastāvā arī ir Būvvalde,
  • Izglītības, kultūras, sporta un tūrisma pārvaldi,
  • Īpašumu pārvaldi,
  • Finanšu pārvaldi.


Ko no šādām pārvaldēm iegūs iedzīvotāji? Pārvaldes būs atbildīgas par pakalpojumiem, kas ir sagrupēti saprotami un atbilstoši iedzīvotāju vajadzībām. Vienota pieeja pakalpojumu sniegšanas procesa izveidei samazinās administratīvo slogu ne tikai pašvaldības klientiem, bet arī pašiem darbiniekiem (piemēram, samazināsies lieko darbības skaits, saīsināsies laiks  gaidot informāciju vai lēmumu, veidosies finanšu ietaupījums).
 

Iedzīvotājiem ar pašvaldību būs vieglāk un vienkāršāk komunicēt, lai pieprasītu un saņemtu vajadzīgo pakalpojumu vienas atbildīgās pārvaldes ietvaros. Arī sūdzību un ierosinājumu izskatīšana notiks ātrāk, nodrošinot pārvaldes darba nepārtrauktu uzlabošanu.
 

“Jaunā pašvaldības struktūra nodrošinās vienotu un pārdomātu plānošanu, tostarp, finanšu un citu resursu efektīvāku izmantošanu. Līdz ar pārmaiņām visai pašvaldībai būs saistošs vienots klientu apkalpošanas standarts un veicinās ciešāku radniecisko nozaru sadarbības kultūras iedzīvināšanu ikdienā, padarot darba jautājumu risināšanu efektīvāku. Izveidojot pārvaldes, kā būtisku ieguvumu redzu to, ka tiks noteikta centralizēta atbildība par pakalpojumu vienas pārvaldes ietvaros,” uzsver V.Baire.
 

Lai iesākto pārmaiņu ceļu turpinātu, 21. jūnijā  Ķekavas novada domes Finanšu komitejā pirmo reizi tika izskatīts  Ķekavas novada pašvaldības iestādes “Centrālā administrācija „Ķekavas novada pašvaldība”” nolikuma projekts, tajā paredzot izveidot piecas pārvaldes.  To izskatot, tika saņemti vairāki priekšlikumi, un atkārtoti nolikuma projektu plānots skatīt nākamajā Finanšu komitejas sēdē 19. jūlijā. Gala lēmums par pārvalžu izveidošanu būs jāpieņem domei.


Tāpat šobrīd ir izveidota pašvaldības Centrālās administrācijas organizācijas pārvaldības attīstības un pārmaiņu vadības darba grupa, kuras uzdevums ir noteikt uzdevumus un sagatavot laika grafiku pārejai uz jauno organizācijas modeli.


 

Sabiedrisko attiecību daļa

10.07.2018.

 

  Drukāt